Aspettative dei partecipanti? Come soddisfarle al prossimo evento

Chi parlerà? Quanto durerà? Chi sarà stato invitato? Mi sarà effettivamente utile? Sono queste le domande che i partecipanti si pongono prima di partecipare a un convegno, una riunione o un evento, ma il più delle volte queste domande non ricevono risposte. Le aspettative crescono proporzionalmente alla delusione ad evento terminato, come evitarlo? Ecco i nostri consigli

1. Definisci un programma chiaro e interessante

I partecipanti prima di aderire a un evento valutano attentamente il contenuto del programma e la scaletta degli interventi. “E’ interessante per me? Si tratta un argomento che non conosco e che vorrei approfondire?” Bisogna dare delle risposte a queste domande, pertanto il planner dovrebbe conoscere il target a cui rivolgersi e allo stesso tempo sapere quali sono gli argomenti che coinvolgono maggiormente i partecipanti.

2. Dai spazio a momenti di confronto

Il pubblico si aspetta di tornare a casa arricchito, motivato e propositivo. L’organizzatore del meeting dovrebbe prevedere momenti di confronto e dibattito per stimolare la partecipazione e lo sviluppo di idee. Esempi di momenti creativi sono i brainstorming, i seminari e i workshop, per organizzarli al meglio è necessario annunciare i “laboratori cerativi” in anticipo, così da poter studiare le attività in base al numero di partecipanti presenti.

3. Crea momenti di networking

Durante gli eventi e i meeting, i momenti di networking non devono essere lasciati al caso. I partecipanti si aspettano di fare nuove conoscenze professionali, confrontarsi e confrontare il proprio lavoro, pertanto il planner dovrebbe evitare che si creino comfort zone e tavoli di persone che si vedono tutti i giorni. E’ fondamentale avere la lista dei partecipanti e conoscere l’azienda di provenienza e il loro ruolo all’interno di essa così da creare tavoli e momenti di confronto tra persone che non si conoscono ma possono avere un grande interesse a farlo.

4. Scegli una location affascinante

Una destinazione celebre o una location fascinosa possono avere una grande potenza. Ci sono destinazioni che parlano da sole o altre che conoscendole lasciano a bocca aperte, anche la location fa la sua parte nella buona riuscita di un evento o di un meeting, sovente sono proprio l’asso nella manica per creare sin dall’invito all’evento un mood positivo tra i partecipanti.

5. Fai sentire i partecipanti importanti

Trattare argomenti interessanti e invitare relatori di una certa rilevanza può stimolare i partecipanti ad aderire al programma perché non presentandosi si autoescluderebbero da qualcosa di importante. Il meeting planner dovrebbe puntare sull’“importanza di esserci” e far sentire i partecipanti parte di qualcosa, se possibile bisognerebbe far in modo che ci sia la partecipazione di top manager e personaggi celebri.
Il successo dell’evento è sempre legato alle promesse fatte che saprà mantenere: crea aspettative che saprai soddisfare.

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