location a prova di event manager Quanto conta la site inspection nella scelta della location da parte di un organizzatori di eventi?
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Come trasformare una site inspection in business

Quanto conta la site inspection nella scelta della location da parte di un organizzatori di eventi? Molto. E non solo per gli ovvi motivi di verifica della logistica e dell’adeguatezza degli spazi: a entrare in gioco sono anche fattori che hanno a che fare con la qualità del servizio, la comunicazione e la personalizzazione dell’esperienza stessa della site inspection. Insomma sono tante le variabili in gioco con le quali si deve confrontare il meeting planner per capire se una location è quella fatta per lui o meno.

Insomma stiamo parlando di un lavoro complesso con tantissime incognite. Ed è chiaro come la prassi della site inspection assolutamente una prassi non sia, ma debba essere considerata dagli hotel e dalle sedi congressuali come il momento clou della decisione da parte del meeting planner. Per fortuna ci sono però delle buone regole  a  cui organizzatore di eventi e location devono attenersi per non fare flop.

Trasforma la location in business_1

Un bravo meeting planner deve:

1 Scegliere il momento migliore

Un bravo meeting planner dà alla location un ampio preavviso, spiega in anticipo  cosa vuole vedere o chi vuole incontrare, pianifica la visita nel momento migliore non solo per sé ma anche per la location e cerca di familiarizzare il più possibile con i suoi responsabili, in un’ottica easy che abbatta le barriere e vinca eventuali diffidenze.

2 Verificare sul posto

Una volta sul posto, il meeting planner verifica le informazioni preliminari, come ad esempio la distanza dall’aeroporto alla location, la disponibilità di un collegamento gratuito su navetta tra questo e lo scalo e, in sua assenza, il costo medio di un trasferimento (in taxi) e l’eventuale presenza di un ristorante o di un banqueting interno. La site inspection vera e propria comprende una lunga serie di elementi da verificare: il numero totale di camere e suite, di camere dotate di king bed, di quelle con due doppi letti o con twin bed, delle stanze per non fumatori, il numero di ristoranti e di lounge; l’età della struttura e dei più recenti interventi di ristrutturazione. Oggetto di un’analisi più accurata saranno anche elementi apparentemente secondari, come: il decoro della lobby, l’eleganza degli arredi, la pulizia generale, l’aspetto complessivo e l’ordine del ristorante, i bagni e il loro posizionamento rispetto alle sale meeting; l’adeguatezza della security e della prevenzione antincendio.

3 Visionare accuratamente il centro congressi

Anche qui le verifiche sono innumerevoli: bisogna capire la disponibilità del numero di posti a sedere, anche in base al numero richiesto in ogni diverso giorno dell’evento; l’ampiezza dell’eventuale superficie espositiva da annettere alla sala, la  vicinanza  alle camere,  l’aspetto generale e la pulizia, l’acustica, gli arredi, l’illuminazione, la climatizzazione, le dotazioni per il  suono, la presenza ed efficacia di un collegamento wireless veloce. A seconda dell’evento, può essere richiesto un business center, e in tal caso è necessario chiedere il costo orario e di noleggio. È poi infine fondamentale accertarsi della presenza di un parcheggio e della sua ampiezza e tipologia.

 

L'importanza della site inspection _1

Il responsabile della location deve fare attenzione a:

1 Non trascurare le aspettative relazionali
Per trasformare una “semplice” site inspection in business effettivo, è importante che i responsabili della location rispondano in maniera adeguata alle aspettative  degli organizzatori durante il sopralluogo, altrimenti rischiano di pregiudicarsi l’affare anche qualora disponessero di spazi e attrezzature tecnologiche adeguate.

2 Chiarezza e trasparenza

Ogni anno le location “perdono” quasi metà del loro potenziale business, potenziale che potrebbe essere recuperato se solo l’esperienza della site inspection fosse meglio organizzata. Spesso, il planner critica, in fase di acquisizione di informazioni, un approccio troppo commerciale da parte del personale della location, così come la vaghezza di informazioni sui costi nascosti o sulla capacità di erogare un servizio specifico, e la bassa qualità delle planimetrie fornite, spesso superate o imprecise. Gli organizzatori insomma cercano soprattutto chiarezza e trasparenza: se la location è chiara e trasparente già prima del sopralluogo, al momento della visita la strada sarà tutta in discesa.

3 Mostrare gli spazi a seconda dell’esigenza del planner

E’ importante chiedere all’organizzatore se preferisce vedere la location “vuota” o durante lo svolgimento di un meeting. Naturalmente, in questo caso, è fondamentale potergli mostrare tutti gli spazi di cui avrà bisogno nelle migliori condizioni.  La site inspection deve aiutare il planner a visualizzare lo spazio in relazione all’evento da organizzare. La location può chiedere  appunti, schizzi o disegni preliminari di allestimento e preparare lo spazio. In alternativa, la visualizzazione dello spazio allestito può essere fornita attraverso rendering in 3D.

4 Un unico referente

Ad accompagnare l’organizzatore nella site inspection e ad esserne il suo riferimento fino alla conclusione dell’eventuale evento, deve essere la stessa persona che ha gestito il contatto in fase preliminare

5 Ricreare l’ipotetico flusso dell'evento:

Il “percorso” della site inspection dovrebbe predisporre, per quanto possibile, quello futuro di fruizione dello spazio da parte dei partecipanti all’evento. Per farlo occorre prepararsi, ovviamente, studiando il programma di ogni specifico evento.

6 Conoscere la concorrenza

E’ utile chiedere all’organizzatore quali altre location sta valutando: sapere chi sono i competitor può aiutare a comunicare meglio i punti di forza della propria struttura.

7 Conoscere le esperienze precedenti

Domandare al planner i fattori di successo e di insuccesso di location utilizzate precedentemente: questo consentirà di evidenziare gli eventuali plus rispetto al passato.

8 Conoscere in anticipo tutte le esigenze tecniche

 Prima della site inspection informarsi su specifiche esigenze tecniche, di accessibilità, e su richieste “non standard” dei partecipanti per poter proporre all’organizzatore soluzioni ad hoc.

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