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2020

Smart working. Gli strumenti utili per lavorare agile (e sicuro)

Lavorare da casa, mantenendo produttività e collaborazione? Si può fare (spesso), affidandosi ad App e tecnologie semplici, intuitive e protette.

Smart working strumenti utili_1

Ci sono lavori per i quali la presenza fisica è indispensabile e insostituibile. Per tutti gli altri, invece, l’invito a #restareacasa e lavorare, se possibile, in modalità smart working è sempre più pressante. L’isolamento, del resto, è l’unico strumento per rallentare la diffusione di un virus che sta mettendo in crisi il sistema. Ma questo certo non è un invito a fermarsi né a fermare il business.

Mentre fino a poche settimane fa lo smart working era praticato solo da 570mila lavoratori oggi aziende e dipendenti sono alla ricerca delle migliori soluzioni per il lavoro agile. Non si tratta di una sfida semplice, ma tecnologie e applicazioni consentono di organizzare in modo flessibile, efficace e sicuro il lavoro d’ufficio… lontano dall’ufficio.

Gli strumenti base dello smart working

Gambe sotto il tavolo della cucina e cane accovacciato ai nostri piedi, per lavorare da casa innanzitutto servono una connessione ad internet, un computer e una VPN - Virtual Private Network - adeguata (e capace di reggere il traffico attuale) che garantisca privacy, anonimato e sicurezza dei dati attraverso un canale di comunicazione riservato. Partire da questi primi elementi non è superfluo: in questi giorni abbiamo visto tutti in prima persona come le reti casalinghe siano state messe a dura prova, ma sappiamo bene anche che non in tutte le case c’è a disposizione un computer adeguato e che i device portatili aziendali sono pochi e datati.

I tool utili per lo smart working

Superati gli ostacoli iniziali si tratta di scegliere gli strumenti per lavorare al massimo della produttività e della collaborazione. E, fortunatamente, la scelta è ampia, favorita anche dalle iniziative dei player digitali che hanno risposto positivamente all’iniziativa di “solidarietà digitale” (qui le informazioni sui servizi disponibili) promossa dalla ministra dell’Innovazione Paola Pisano. Proprio per lo smart working e il lavoro da remoto le soluzioni sono molte e ve ne presentiamo alcune delle più interessanti e gratuite:

  • Google. La G-Suite consente l’accesso gratuito fino al 1 luglio 2020 a funzionalità avanzate del servizio Hangouts Meet di videoconferenza (fino a 250 partecipanti e streaming fino a 100mila utenti con possibilità di salvare i meeting su Drive. L’offerta riguarda tutti i clienti G-Suite, oltre alle università, alle scuole e al no profit
  • Cisco e IBM. Accesso gratuito a Cisco Webex Meetings, piattaforma per il lavoro da remoto, pianificazione e riunioni, collaborazione e condivisione di documenti e dati. Volontari di IBM forniscono affiancamento e supporto. E per i professionisti l’app Cisco Webex Meetings è immediatamente gratuita
  • Microsoft. La tecnologia Micosoft Teams (e gli esperti Microsoft) disponibile gratuitamente con funzioni illimitate di chat, videocall, condivisione e archiviazione di file.
  • Joinconference. Soluzioni di smart working (anche mobile) e accesso gratuiti ai servizi di audio e videoconferenza per aziende e professionisti.
  • Sygma. L’azienda mette a disposizione gratuitamente ad enti privati e pubblici Sygma Connect, per collegarsi da remoto al proprio computer o al server aziendale.
  • Uli (Utility Line Italia). Per i clienti, uso gratuito della piattaforma di webmeeting con rete virtuale privata (Vpn) criptata.
  • Zucchetti. L’azienda mette a disposizione il Kit Digital Workplace e Smart Working, una guida per il lavoro agile che garantisce performance elevate e, per l’azienda, controllo delle attività.

Le app più diffuse

Al di là delle suite professionali menzionate, c’è tutta una larga serie di tools che gli italiani stanno utilizzando per comunicare e lavorare in remoto in questi giorni di isolamento.

Per quanto riguarda le videochiamate, Skype resta la app più scaricata, ma il vero boom di questi giorni vede protagonista la app Zoom. Intuitiva e molto semplice nella sua interfaccia, non richiede un elenco di contatti ma solo la condivisione di un link. Nella versione gratuita le videochiamate a due hanno durata illimitata, mentre quelle collettive (fino a 100 partecipanti) hanno durata massima di 40 minuti. Come su Skype si può condividere lo schermo, registrare la videochiamata e condividere immagini e documenti.

Per chi non ha a casa una stampante/scanner la soluzione è a portata di smartphone con CamScanner, l’applicazione (in versione sia gratuita che pro) che permette di digitalizzare, sincronizzare, condividere e gestire contenuti in diversi formati.

La gestione e organizzazione di progetti può diventare smart e agevole grazie all’app Trello. Già nella sua versione gratuita consente la creazione di bacheche tematiche condivisibili, ma anche di liste, schede, checklist e allegati illimitati. La versione Business Class, al prezzo di 9,90$ al mese, offre inoltre l’integrazione con Google Hangouts, Mailchimp, Google Drive e molto altro.

Organizza l’ambiente di lavoro

Nell’attuale e delicata situazione di crisi, ci sono non pochi aspetti positivi per i lavoratori coinvolti nello smartworking: ritmi scelti su misura in base alle proprie esigenze personali, meno stress e preoccupazioni, una migliore conciliazione tra vita privata e professionale. Questo è vero, però, se si riesce a organizzare adeguatamente lo spazio di lavoro. L’ambiente deve essere luminoso e reso confortevole e attrezzato, mantenendo a portata di mano tutti gli strumenti e i device che possono essere utili. Bisogna cercare il più possibile di escludere le distrazioni, non necessariamente per ore ed ore di fila, ma almeno per un lasso di tempo sufficiente (all’incirca 30 minuti) per garantire la giusta concentrazione e produttività. Sarebbe utile anche creare una netta demarcazione, ove possibile, tra spazio di lavoro e spazio personale, come pure sarebbe auspicabile individuare distintamente il tempo per il business separandolo dal tempo per la famiglia. Questo per evitare cali di produttività, da un lato, ma anche i rischi opposti: quelli da sindrome da workaholism.

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